Untuk warga negara non-Uni Eropa, jika ingin memasuki wilayah Belanda dalam waktu yang lama (lebih dari 90 hari) dengan tujuan bekerja atau belajar, maka diwajibkan untuk memiliki izin tinggal sementara atau dalam Bahasa Belanda yaitu Machtiging tot voorlopig verblijf (MVV) visa, dan juga izin tinggal yang dalam Bahasa Belanda yaitu Verblijfsvergunning (VVR). Kedua izin tersebut digabungkan, dan akan menjadi Toegang en Verblijf (TEV) atau prosedur masuk dan tinggal, dan prosedur ini yang memungkinkan Anda untuk mengajukan Visa dan izin tinggal secara bersamaan.
Untuk kasus saya dan keluarga, suami saya mendapatkan kesempatan untuk melanjutkan studi S3 di Belanda sebagai internal PhD sekaligus dosen junior, dan tawaran tersebut memungkinkan saya serta anak kami untuk berangkat ke Belanda bersama suami langsung. Sejak suami saya menerima tawaran tersebut, maka saya mulai rajin membaca banyak sumber, baik website resmi pemerintah Belanda, maupun blog mahasiswa Indonesia (serta keluarganya) di Belanda untuk mencari tahu tentang semua prosedur mendapatkan visa tinggal, baik bagi mahasiswanya dan keluarganya.
Setelah saya baca berbagai sumber, bisa disimpulkan kalau ada beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk menjadi dokumen apostille atau dokumen yang dilegalisasi. Beberapa dokumen penting tersebut adalah Akta Kelahiran dan Buku Nikah. Untuk prosedurnya, dokumen harus mendapatkan stiker legalisasi dari beberapa kementerian dan Kedutaan Besar Belanda. Nah, agar tidak bingung, karena tiap dokumen membutuhkan legalisasi di Kementerian yang berbeda, saya buat flowchart-nya ya.
Oya, sekali lagi kasus saya adalah suami mendapatkan tawaran S3 sebagai internal PhD dan ingin membawa keluarga ke Belanda ya. Saya perlu pastikan sekali lagi, karena mungkin nanti ada perbedaan prosedur apabila tujuan pergi ke Belanda berbeda (i.e., untuk program Doktoral dengan beasiswa, program Magister, atau memiliki partner orang Belanda). Di post blog ini saya akan menjelaskan secara garis besar beserta timeline ketika kami melakukan semua proses. Untuk langkah lainnya yang lebih detail, saya tulis di post blog saya lainnya agar lebih detail. (Legalisasi Buku Nikah) (Legalisasi Akta Kelahiran) (Legalisasi Dokumen di Kemenkumham) (Legalisasi Dokumen di Kemenlu) (Legalisasi Dokumen di Kedubes Belanda)
Ada dua flow chart yang saya berikan di atas. Flowchart pertama adalah ketika kita (orang kelahiran sebelum tahun 2007, yaitu saya dan suami) ingin mengubah Akta Kelahiran menjadi dwibahasa, Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia. Dan flowchart kedua menggunakan penerjemah tersumpah dan terdaftar di Kemenkumham untuk Akta Kelahiran saya dan suami. Singkat cerita, kami memutuskan untuk menggunakan penerjemah tersumpah (flowchart 2) karena lebih cepat namun ada tambahan biaya nantinya. Alasan lainnya tentang keputusan ini saya jelaskan di halaman blog saya yang lain (Legalisasi Akta Kelahiran). Setelah itu kami perlu legalisasi akta kelahiran anak kami yang sudah dwibahasa ke Disdukcapil (Legalisasi Akta Kelahiran). Proses legalisasi Akta Kelahiran anak kami sebenarnya bisa selesai di hari yang sama, namun karena kami datang pukul 2.15 siang, sedangkan layanan tutup pukul 3, maka kami harus ambil di hari berikutnya.
Proses selanjutnya adalah melegalisasi buku nikah kami di KUA dan juga Kemenag. Perlu diingat, wajib ke KUA dulu, baru ke Kemenag, karena Kemenag tidak mau melegalisasi dokumen tanpa cap dari KUA. Legalisasi di Kemenag hanya dilayani di hari Senin dan Jumat. Setelah mendapatkan cap dari Kemenag, barulah buku nikah bisa dilegalisasi di Kemenkumham.
Untuk proses legalisasi di Kemenkumham, kami harus membuat akun terlebih dahulu di website legalisasi Kemenkumham (link). Saya mengunggah dokumen ke website Kemenkumham pada Jumat jam 3 sore, dan kami mendapatkan konfirmasi bahwa verifikasi sudah selesai dan dokumen diterima pada hari Senin pukul 9 pagi. Dan di hari Senin kami langsung melakukan pembayaran sebesar Rp 50.000 per dokumen di Bank BNI dan menuju ke kantor AHU Kemenkumham di Gedung Ciks di Cikini. Pelayanan legalisasi Kemenag buka setiap hari Senin sampai Jumat. Stiker legalisasi tidak langsung didapat ketika kami datang ke gedung Ciks, tapi akan dikirimkan dan diminta untuk menunggu 3-4 hari, dan maksimal 7 hari. Untuk detail dokumen, hal apa saja yang perlu dimasukkan ke dalam sistem untuk mendapatkan verifikasi, dan juga pengalaman kami dalam mendapatkan stiker legalisasi Kemenkumham sila kunjungi halaman blog saya yang ini (Legalisasi Dokumen di Kemenkumham).
Setelah mendapatkan stiker legalisasi Kemenkumham, langkah selanjutnya adalah mendapatkan stiker legalisasi dari Kemenlu. Pelayanan legalisasi Kemenlu hanya dilakukan di hari Rabu dan Jumat. Mirip dengan Kemenkumham, proses legalisasi Kemenlu harus melalui online dulu. Perbedaannya Kemenkumham menggunakan website, sedangkan Kemenlu menggunakan aplikasi yang hanya terdapat di Android. Pastikan semua dokumen yang Anda perlukan sudah ditempel stiker dari Kemenkumham, agar bisa di-verifikasi oleh sistem Kemenlu. Setelah mendapatkan verifikasi bahwa dokumen diterima, kami melakukan pembayaran sebesar Rp 25.000 per dokumen di Bank Mandiri. Lalu kami datang ke Kemenlu pada hari Jumat pagi pukul 8.50, karena waktu pelayanan untuk menaruh dokumen dimulai dari pukul 09.00 sampai 11.00. Setelah menaruh dokumen, kami diminta untuk kembali pukul 13.30 untuk ambil dokumen yang sudah dilegalisasi. Untuk detail dokumen, hal apa saja yang perlu dimasukkan ke dalam sistem untuk mendapatkan verifikasi, dan juga pengalaman kami dalam mendapatkan stiker legalisasi Kemenlu sila kunjungi halaman blog saya yang ini (Legalisasi Dokumen di Kemenlu).
Akhirnya tiba saat terakhir dalam proses melakukan legalisasi dokumen untuk keperluan visa MVV, yaitu ke Kedutaan Besar Belanda di Jakarta. Sebelumnya, buat janji dulu ya melalui website-nya (link), sila pilih hari dan jam yang Anda inginkan. Setelah berhasil mendapatkan janji, Anda perlu bawa semua dokumen yang diperlukan untuk dilegalisasi, data diri (KTP), dan juga sertifikat vaksin dua kali. Hanya orang yang sudah membuat janji yang bisa masuk ke Kedubes Belanda. Suami saya datang pada pukul 10.15 sesuai janji yang telah dibuat, lalu hanya perlu membayar dan menaruh dokumen. Dokumen yang sudah dilegalisasi dapat diambil kembali pada pukul 13.00 – 14.00. Untuk detail dokumen, biaya, dan juga pengalaman kami dalam mendapatkan stiker legalisasi Kedubes Belanda sila kunjungi halaman blog saya yang ini (Legalisasi Dokumen di Kedubes Belanda).
Dengan mendapatkan stiker legalisasi dari Kedubes Belanda, maka berakhirlah perjalanan mendapatkan dokumen legalisasi. Proses selanjutnya berhubungan dengan HRD kampus, dan pengalaman kami mengenai ini bisa Anda lihat di halaman blog saya yang ini (Proses daftar MVV). Berikut timeline kami dalam mendapatkan semua dokumen apostille untuk mendapatkan MVV.
Semoga proses mendapatkan dokumen legalisasi Anda lancar ya!