Di halaman blog saya sebelumnya, saya sudah menjelaskan proses pengurusan legalisasi dokumen untuk keperluan MVV visa ke Belanda secara garis besar dan juga timeline nya (Legalisasi Dokumen MVV) lalu dilanjutkan dengan legalisasi buku nikah di KUA dan Kemenag (Legalisasi Buku Nikah). Di halaman ini, saya ingin menjelaskan secara detail proses beserta pengalaman saya ketika melegalisasi Akta Kelahiran anak saya di Disdukcapil Jakarta Timur.
Jika memilih opsi flowchart pertama, maka tidak perlu menerjemahkan Akta Kelahiran di penerjemah tersumpah, tetapi cukup mengubah Akta Kelahiran menjadi dwibahasa. Karena kedutaan Belanda dan juga Imigrasi Belanda menerima dokumen dengan Bahasa Inggris, Belanda, Jerman, atau Perancis. Tetapi, ada proses yang harus dilalui yaitu di Disdukcapil. Saya sudah mencoba untuk memulai prosedur sesuai di flowchart pertama, tapi saya rasa sangat rumit dan memakan waktu yang lama. Untuk tahap pertama, yaitu penggantian akta saya menjadi dwibahasa, dimulai dengan meminta Berita Acara Penelitian Register (BAPR) dari tempat kelahiran saya, yaitu Kabupaten Bogor untuk digunakan sebagai surat pengantar ke Disdukcapil Jakarta, karena domisili (KTP dan KK) saya adalah DKI Jakarta. Pertama saya kira saya perlu ke kantor Disdukcapil Kabupaten Bogor, tapi karena sedang masa PPKM, jadi saya coba dulu untuk menghubungi melalui media sosial Disdukcapil Kab. Bogor (link). Lalu saya lihat di bio Instagram akunnya, ada nomor WhatsApp yang bisa saya hubungi (pilih SI SAPA DUKCAPIL di Linktree) yaitu +62 811-8186-154 dengan waktu pelayanan Senin – Jumat pukul 09.00 – 14.00. Saya langsung coba menghubungi melalui WhatsApp, dan balasan dari Disdukcapil sangat cepat, dan saya langsung diminta untuk mengirimkan foto Akta Kelahiran saya, dan juga foto Kartu Keluarga saya yang terbaru. Setelah itu, saya hanya menunggu kurang lebih 2 jam di hari yang sama, dan langsung mendapatkan surat BAPR tersebut melalui WhatsApp dan tidak perlu ke kantor Disdukcapil sama sekali. Luar biasa pelayanan Disdukcapil Kabupaten Bogor, sangat cepat dan tanpa ribet! Bravo!
Setelah itu, suami saya juga ingin melakukan hal yg serupa. Tapi kali ini suami saya menghubungi Disdukcapil Kota Bandung melalui media sosial. Prosedur agak berbeda, karena harus melalui email, dan waktu pengerjaan bisa sampai 7 hari kerja. Mulai dari sini, saya dan suami bingung, kenapa sama-sama kantor Disdukcapil tapi pelayanan sangat berbeda levelnya? Bandingkan dari saya yang bisa dapat suratnya hanya dalam waktu 2 jam, dan ini harus menunggu minimum 7 hari kerja! Padahal, jumlah penduduk Kabupaten Bogor itu tiga kali lipat dibanding Kota Bandung. Akhirnya kami memutuskan untuk tidak mengubah akta kelahiran kami menjadi dwibahasa, karena memakan waktu yang lama dan harus berurusan dengan birokrasi yang rumit. Karena setelah dapat BAPR pun, kami masih harus ke Disdukcapil DKI Jakarta untuk membuat Akta Kelahiran dwibahasa, dan yang saya baca, itu juga membutuhkan waktu minimum 7 hari kerja. Jadi kami memilih yang lebih cepat tapi dengan risiko akan memakan biaya yang cukup banyak.
Saya dan suami akhirnya memilih untuk menggunakan penerjemah tersumpah (flowchart nomor 2). Sebenarnya kami sudah tidak perlu keluarkan biaya untuk biaya penerjemah tersumpah, karena saya masih punya Akta Kelahiran Terjemahan ketika saya melanjutkan studi S2 ke Inggris, dan suami masih ada juga ketika melamar posisi PhD ke Australia. Jadi, tidak ada biaya yang kami keluarkan lagi saat ini. Hanya saja, satu hal yang perlu kami cek adalah apakah kedua penerjemah tersumpah yang menerjemahkan Akta Kelahiran kami itu masih terdaftar di Kemenkumham atau tidak. Anda bisa cek langsung melalui website AHU Kemenkumham (link), tapi harus buat akun dulu ya.
Setelah memastikan kalau Akta Kelahiran Terjemahan kami aman, dan bisa dilegalisasi di Kemenkumham karena penerjemahnya terdaftar. Jadi apabila ingin melegalisasi ke Kemenkumham, harus ada legalisasi oleh pejabat terdaftar. Untuk proses legalisasi di Kemenkumham bisa dilihat di halaman blog saya yang lain ya (Legalisasi Dokumen di Kemenkumham). Untuk kasus Akta Kelahiran Bahasa Indonesia, maka pejabatnya adalah penerjemah tersumpah, sedangkan untuk Akta Kelahiran dwibahasa, maka pejabatnya adalah kepala Disdukcapil tempat akta diterbitkan. Maka yang kami lakukan selanjutnya adalah melegalisasi Akta Kelahiran anak kami. Berikut adalah pengalaman kami mendapatkan legalisasi dari Disdukcapil untuk Akta Kelahiran anak kami.
Kamis, 21 Oktober 2021
Kami sudah berangkat ke Jakarta sejak pagi, namun saya mulai proses legalisasi untuk buku nikah kami dulu ke KUA Pasar Minggu, dan dilanjutkan ke Kementerian Agama. Pengalaman saya bisa dibaca di halaman blog saya yang lain (Legalisasi Buku Nikah).
Selesai urusan dengan KUA, saya dan suami langsung melanjutkan perjalanan kami ke Disdukcapil Jakarta Timur, sesuai dengan tempat dikeluarkannya Akta Kelahiran anak kami. Lokasi kantor Disdukcapil Jakarta Timur ada di Jalan Cipinang Baru (link). Tidak ada tempat parkir di dalam halaman kantor Disdukcapil, maka semua kendaraan parkir di pinggir jalan di depan kantor Disdukcapil bahkan sampai di depan TK Islam Nabawi. Ketika sampai di lokasi, langsung menuju meja yang terlihat dari gerbang, dan terletak di samping gedung utama. Sepertinya karena masih dalam suasana pandemi, kantor Disdukcapil ingin mengurangi kapasitas pengunjung di dalam gedung. Jadi, untuk tamu yang baru datang, bisa menyatakan tujuannya ke meja tersebut, lalu akan diberikan instruksi selanjutnya.
Setelah saya bertanya ke salah seorang petugas, bagaimana cara untuk legalisasi akta kelahiran dan juga kartu keluarga. Lalu petugas langsung mengatakan, untuk legalisasi dokumen-dokumen tersebut, minimum siapkan 11 fotokopi untuk masing-masing dokumen. Ternyata fotokopi yang saya siapkan kurang. Jadi petugas yang membantu saya, meminta bantuan kepada salah seorang petugas lain untuk memfotokopi dokumen saya, dan setelah selesai saya cukup membayar kepada petugas tersebut. Jadi ada sebuah toko fotokopi di dekat kantor Disdukcapil Jakarta Timur, jaraknya sekitar 200 meter. Tenang saja, harga fotokopi normal kok, dan sekarang semua pelayanan di Disdukcapil itu gratis.
Karena kami sampai di lokasi sudah pukul 15.30, jadi petugas mengatakan kalau kemungkinan besar harus kembali lagi besok untuk mengambil dokumen yang sudah dilegalisasi, karena pelayanan hanya sampai pukul 16.00.
Sebenarnya berdasarkan informasi dari website IND ketika ingin membawa serta anak, dokumen yang diperlukan untuk MVV itu cukup Akta Kelahiran anak yang dilegalisasi. Sedangkan untuk Akta Kelahiran orang tua, karena akan menggunakan penerjemah tersumpah, maka tidak perlu dilegalisasi oleh Disdukcapil, karena penerjemah tersumpah itu dianggap pejabat oleh Kemkumham. Tapi, karena kami tidak ingin ada dokumen yang terlewat, dan juga jumlah hari untuk cuti kami terbatas, sehingga cukup merepotkan untuk mengulang kembali semua prosedur, jadi dokumen yang kami legalisir di Disdukcapil adalah:
- Akta Kelahiran Fotokopi – Anak (11 lembar)
- Akta Kelahiran Fotokopi – Ibu (11 lembar)
- Akta Kelahiran Fotokopi – Ayah (11 lembar)
- Kartu Keluarga Fotokopi (11 lembar)
Jadi kenapa harus minimum 11 lembar? Karena 1 lembar akan diambil oleh Disdukcapil untuk kepentingan dokumentasi mereka. Sedangkan kita akan mendapatkan 10 lembar ketika dokumen sudah selesai dileagalisasi. Memang cukup banyak ya 10 lembar, mungkin agar kita tidak perlu bolak-balik lagi ketika ingin mendapatkan dokumen serupa nantinya.
Jumat 22 Oktober 2021
Karena hari sebelumnya saya datang ke kantor Disdukcapil di sore hari, maka saya harus kembali lagi esok harinya. Saya datang pukul 10 pagi, dan langsung menuju meja petugas yang berada di samping gedung utama (seperti hari sebelumnya). Saya langsung mengatakan kepada petugas kalau ingin mengambil hasil legalisasi dokumen Akta Kelahiran dan juga KK yang saya serahkan kemarin. Lalu petugas meminta Akta Kelahiran asli saya, suami, dan anak saya, juga KK asli kami.
Kami hanya menunggu sekitar 10 menit, lalu nama kami bertiga dipanggil, dan kami mendapatkan 10 lembar dokumen fotokopi yang sudah dilegalisasi. Jadi selesailah sudah tahap legalisasi di Disdukcapi. Dan karena kami memutuskan untuk menggunakan jasa penerjemah tersumpah untuk Akta Kelahiran saya dan suami, maka kami sekarang sudah bisa melanjutkan proses legalisasi ke Kemenkumham. Cerita lengkapnya bisa dicek di halaman blog saya yang ini ya (Legalisasi Dokumen di Kemenkumham).