Untuk mencapai tahap ini, saya harus melalui proses legalisasi buku nikah di KUA dan Kemenag, dan pengalaman saya bisa dibaca di halaman blog yang ini (Legalisasi Buku Nikah). Lalu proses selanjutnya adalah legalisasi Akta Kelahiran di Disdukcapil, dan bisa dibaca di sini (Legalisasi Akta Kelahiran). Selanjutnya adalah legalisasi akta kelahiran dan buku nikah di Kemenkumham, dan bisa dibaca di sini (Legalisasi dokumen di Kemenkumham). Kalau ingin mengetahui proses secara lengkap, saya juga membuat flowchart beserta timeline yang saya lalui di sini (Proses Legalisasi Dokumen MVV).
Proses legalisasi di Kemenlu sebenarnya sangatlah mudah dan cepat. Hal ini karena untuk mendapatkan stiker dari Kemenlu akan didapatkan apabila sudah punya stiker dari Kemenkumham. Hanya saja, “tantangannya” di tahap ini adalah proses verifikasi dokumen yang hanya bisa dilakukan melalui aplikasi di smartphone android. Jadi, para pengguna iOs seperti kami harus meminjam handphone dari keluarga yang punya android. Mungkin hal ini yang bisa menjadi masukkan ke Kemenlu, agar aplikasi tersebut bisa digunakan di kedua OS. Selain itu, aplikasi sangat tidak user friendly, atau kasarnya sangat jelek. Ada saja kendala saat hendak mengunggah dokumen, baik itu tiba-tiba aplikasi tertutup sendiri ataupun aplikasi “ngambek” dan bilang tidak ada koneksi atau koneksi terputus, padahal koneksi internet dan wifi saya lancar.
Satu catatan penting tentang legalisasi di Kemenlu adalah, proses ini hanya dapat dilakukan pada hari Rabu dan Jumat. Artinya, kalian hanya bisa datang ke Kemenlu pada dua hari itu saja, jadi pastikan semua dokumen telah mendapatkan verifikasi dan juga telah melakukan pembayaran sebelum dua hari tersebut ya. Karena, di hari Rabu dan Jumat itu kalian harus datang pagi sampai siang hari saja untuk melakukan proses legalisasi, dan dokumen beserta stiker dapat diambil di hari yang sama pada siang sampai sore hari. OK, berikut adalah pengalaman kami secara detail saat mendapatkan stiker legalisasi dari Kemenlu ya.
Rabu 27 Oktober 2021
Setelah mendapatkan stiker dari Kemenkumham di pagi hari, kami langsung menempelkan stiker tersebut pada dokumen-dokumen kami. Pastikan agar stiker yang ditempelkan sesuai dengan dokumen yang dimaksud ya. Setelah itu kami pindai satu per satu dokumennya dengan scanner, karena kami pernah baca dari satu blog kalau beliau menggunakan hp langsung dan ada beberapa dokumen yang ditolak karena hasil foto tidak jelas/bagus. Tapi ternyata, singkat cerita, memindai dengan scanner juga tidak saya sarankan karena detail stiker Kemenkumham jadi sangat kecil dan tidak bisa terlihat oleh petugas verifikasi Kemenlu. Jadi saya sarankan tetap pindai dokumen dengan kamera smartphone, tapi pastikan kualitas bagus dan semua tulisan dapat terbaca dengan jelas ya.
Langkah pertama adalah foto semua dokumen, yaitu Akta Kelahiran semua anggota keluarga baik asli maupun terjemahan, dan juga buku nikah baik asli maupun fotokopi yang telah dilegalisasi. Bagian yang difoto adalah semua bagian dokumen, yaitu bagian depan yang terdapat detail isi dokumen dan juga bagian belakang yang terdapat stiker dari kemenkumham, sedangkan untuk buku nikah, semua halaman buku sampai dengan halaman kertas yang ada stiker dari Kemenkumham. Setelah semua dokumen difoto, kita bisa unduh aplikasi legalisasi Kemenlu (link).
Setelah berhasil mengunduh, buatlah akun seperti biasa. Pastikan untuk mengingat ID dan juga password, karena tidak ada pilihan “forget password” kalau kalian lupa ID ataupun password. Setelah itu, masuk ke dalam aplikasi dan mulai buat permohonan. Setiap ingin unggah dokumen lain, cukup pilih ya ketika aplikasi menanyakan apakah ingin menambah dokumen baru lagi. Jadi, total dokumen yang kami unggah adalah 9; akta kelahiran asli ayah, ibu, dan anak (3), akta kelahiran terjemahan ayah dan ibu (2), fotokopi legalisir akta kelahiran anak (1), buku nikah asli suami dan istri (1), fotokopi legalisasi buku nikah (1).
Kami agak kebingungan ketika hendak mengunggah dokumen, karena aplikasi ini kurang user friendly dan tidak begitu jelas. Kami unggah dokumen pukul 4 sore, lalu mendapatkan informasi bahwa pengajuan dokumen kami ditolak semua. Ini karena foto yang kami unggah adalah hasil dari scanner dan alasan petugas verifikasi menolaknya adalah karena nomor pada stiker Kemenkumham terlalu kecil dan tidak jelas atau terbaca oleh petugas.
Kamis 28 Oktober 2021
Setelah kemarin gagal untuk mendapatkan verifikasi, kami mencoba sekali lagi untuk unggal dokumen di aplikasi legalisasi Kemenlu. Namun, kali ini lalu kami coba lagi dengan menggunakan kamera smartphone, dan verifikasi berhasil. Intinya, pastikan nomor stiker dari Kemenkumham dapat terlihat dan terbaca jelas.
Kami mengajukan permohonan pukul 11.20, dan dokumen selesai diverifikasi setengah jam kemudian. Bravo Kemenlu! Cepat sekali prosesnya. Lalu, kami segera melakukan proses pembayaran melalui teller di Bank Mandiri. Sebenarnya proses pembayaran bisa juga melalui ATM atau Mobile Banking Mandiri (link). Biaya legalisasi per dokumen di Kemenlu hanya setengah harga dibanding Kemenkumham, yaitu Rp 25.000. Masa pembayaran bisa dilakukan dalam 3 hari setelah kita mendapatkan konfirmasi dari aplikasi Kemenlu, tapi karena kami mengejar untuk mendapatkan stiker esok hari (Hari Jumat), jadi di hari yang sama setelah mendapatkan verifikasi, kami langsung membayarnya.
Setelah mendapatkan bukti bayar dari teller Bank Mandiri, kami langsung foto bukti tersebut dan unggah ke aplikasi sebagai konfirmasi. Tidak lama kemudian kami mendapatkan informasi kalau bukti bayar valid, dan kami bisa mendapatkan stiker dengan datang langsung ke Kemenlu di Jl. Pejambon.
Jumat 29 Oktober 2021
Proses mendapatkan stiker legalisasi Kemenlu adalah menaruh dokumen pukul 09.00 – 12.00, lalu dokumen beserta stiker bisa diambil di hari yang sama pukul 13.30-15.00. Kami sampai di gedung Direktorat Jenderal Protokol dan Konsuler (link) pukul 08.50, dan antrean sudah terlihat cukup panjang. Pukul 09.00 tepat pintu dibuka dan kami harus cuci tangan terlebih dahulu dan juga check in melalui aplikasi peduli lindung. Protokol kesehatan diterapkan sangat ketat di sini, good job Kemenlu!
Setelah petugas mengecek aplikasi peduli lindungi kami, petugas langsung menanyakan tujuan kedatangan kami, dan kami bilang ingin legalisasi. Setelah itu kami diberikan nomor antrean, dan kami mendapatkan antrean nomor 20. Nomor antrean yang kami dapatkan ada dua buah. Semua dokumen yang telah kami ajukan, mendapat verifikasi dan bayar, kami tempatkan di satu folder dan telah kami tuliskan nomor pengajuan sesuai di aplikasi, lalu nomor antrean kami straples di folder tersebut. Nomor antrean satu lagi adalah untuk mengambil dokumen dan stiker di siang hari nanti.
Proses drop dokumen hanya 5 menit saja. Setelah itu kami memutuskan untuk mencari coworking space di daerah Cikini untuk bekerja sembari menunggu pukul 13.30 untuk mengambil dokumen dan stiker.
Pukul 13.30 kami kembali ke Kemenlu, dan menunggu sekitar 5 menit sampai nomor antrean kami dipanggil. Lalu ternyata stiker sudah ditempel di belakang dokumen, persis dibawah stiker dari Kemenkumham. Maka, selesai lah proses legalisasi di Kemenlu ini. Satu hal yang saya sangat apresiasi dari proses ini adalah cepatnya proses verifikasi yang hanya memakan waktu kurang dari satu jam saja dan mekanisme pembayaran yang banyak dan mudah. Namun ada beberapa hal yang membuat proses ini tidak praktis yaitu aplikasi Kemenlu yang sangat “jadul”, tidak intuitif dan tidak user friendly. Waktu legalisasi juga hanya di hari Rabu dan Jumat dengan jam yang terbatas.
Setelah kami mendapatkan stiker dari Kemenlu, saya langsung membuka website untuk membuat janji di Kedutaan Besar Belanda (link). Lalu kami mendapatkan slot tanggal 1 November atau hari Senin pukul 10.15. Proses selanjutnya adalah legalisasi di Kedutaan Besar Belanda, dan saya akan bahas di Blog selanjutnya ya (Legalisasi Dokumen di Kedubes Belanda).