Akta Kelahiran saya dan suami yang masih menggunakan Bahasa Indonesia, dan kami memutuskan untuk menggunakan penerjemah tersumpah dan terdaftar di Kemenkumham karena proses yang lebih cepat daripada mengubah Akta Kelahiran kami menjadi Dwi Bahasa. Untuk mencapai tahap ini, saya harus melalui proses legalisasi buku nikah di KUA dan Kemenag, dan pengalaman saya bisa dibaca di halaman blog yang ini (Legalisasi Buku Nikah). Lalu proses selanjutnya adalah legalisasi Akta Kelahiran di Disdukcapil, dan bisa dibaca di sini (Legalisasi Akta Kelahiran). Kalau ingin mengetahui proses secara lengkap, saya juga membuat flowchart beserta timeline yang saya lalui di sini (Proses Legalisasi Dokumen MVV).

Berikut pengalaman kami secara detail bagaimana cara mendapatkan legalisasi untuk dokumen Akta Kelahiran dan juga Buku Nikah ya.

Jumat, 22 November 2021

Sesampainya kami di rumah setelah mendapatkan legalisasi dari Kemenag untuk Buku Nikah kami, dan juga Disdukcapil untuk Akta Kelahiran anak kami, hal yang pertama kami lakukan adalah membuka website legalisasi Kemenkumham di sini (https://legalisasi.ahu.go.id/). Kami membuat akun lalu log in ke akun kami. Selanjutnya, klik ‘Permohonan’ di bagian kiri layar, dan pilih ‘Daftar Permohonan’.

Langkah selanjutnya adalah klik tombol hijau dengan tulisan ‘Buat Permohonan’, dan isi lengkap semua data pemohon. Pastikan semua sesuai dengan data diri asli, dan jangan sampai salah ya. Oya, untuk bagian surat kuasa, kami nyatakan “tidak” karena kami berniat melakukan semua proses legalisasi ini sendiri, tanpa agen atau bantuan orang lain. Lalu klik tombol selanjutnya jika sudah mengisi semua, dan halaman selanjutnya adalah pengisian Dokumen Permohonan. Di sinilah bagian yang cukup membuat kami bingung, tapi tenang saja, saya akan ceritakan bagaimana kami mengisi formulir ini dan berhasil mendapatkan stiker legalisasi Kemenkumham tanpa drama dan bisa langsung dapat verifikasi. Berikut adalah dokumen yang saya masukkan untuk kepentingan MVV visa beserta detail pengisian form:

Catatan tambahan:

Walaupun saya dan suami melegalisasi fotokopi Akta Kelahiran di Disdukcapil domisili kami, tapi dokumen tersebut tidak saya unggah di website legalisasi Kemenkumham. Karena penerjemah tersumpah yang kami gunakan jasanya sudah terdaftar di sistem Kemenkumham, sehingga bisa dianggap pejabat terkait. Jadi jika Anda berniat untuk menggunakan jasa penerjemah tersumpah, sebaiknya cek dulu di halaman legalisasi Kemenkumham ini ya. Karena apabila penerjemah tersebut tidak terdaftar, maka harus mencari penerjemah lainnya, yang berarti ada biaya tambahan lagi.
Jangan sampai salah memasukkan semua detail dokumen. Semua detail dokumen harus mengacu pada dokumen asli. Detail yang agak berbeda hanya di nama pejabat karena harus disesuaikan dengan jenis dokumen dan siapa yang ‘menandatangani’ atau ‘melegalisasi’ dokumen tersebut terakhir, serta keterangan jabatan mereka.

Saat saya selesai mengisi semua keterangan untuk tiap dokumen yang saya unggah, waktu sudah menunjukkan pukul 5 sore. Jadi saya harus menunggu hari sampai hari Senin agar dokumen saya masuk proses verifikasi Kemenkumham.

Senin, 25 Oktober 2021

Senin pagi pukul 8 pagi saya cek belum ada perubahan status dokumen yang sudah saya unggah. Maka saya putuskan untuk cek lagi pukul 10 pagi. Ternyata dokumen sudah diverifikasi dan juga diterima oleh Kemenkumham pada pukul 9.16. Jadi proses verifikasi sangat cepat, kalau dilihat dari jam kerja, hanya membutuhkan 1 jam saja! Bravo Kemenkumham!

Cara cek apakah dokumen sudah mendapatkan verifikasi adalah dengan melihat ikon lonceng di sebelah nama kita di pojok kanan atas halaman ketika sudah log in. Atau kita juga bisa klik tombol daftar permohonan, dan klik permohonan yang sudah kita lakukan.

Ketika kita klik satu per satu notifikasi tersebut, kita akan melihat jendela berbeda yang menyatakan bahwa permohonan selesai diverifikassi. Lalu tunggu sebentar dan kode verifikasi akan keluar. Jangan lupa untuk menyimpan semua kode voucher untuk semua dokumen, karena harus kita print untuk membayar biaya legalisasi di Bank. Jumlah dokumen yang saya unggah ke sistem ada 8 buah, maka total biaya yang saya harus bayar adalah Rp 400.000, karena per dokumen dikenakan biaya Rp 50.000.

Setelah saya simpan dan print semua kode voucher untuk semua dokumen yang saya unggah, saya langsung menuju Jakarta gedung Ciks (link). Tapi karena saya belum membayar biaya legalisasi, maka ketika di jalan menuju gedung Ciks, saya mencari Bank BNI yang searah. Lalu saya putuskan untuk ke Bank BNI Sultan Agung (Lokasi). Oya pembayaran biaya legalisasi Kemenkumham bisa dilakukan di semua cabang Bank BNI ya. Ada beberapa blog yang mengatakan bahwa ada Bank BNI di dalam gedung Ciks, tapi saya cek di beberapa blog juga kalau cabang tersebut tutup semenjak berlakunya PPKM. Jadi saya tidak mau ambil risiko, dan karena mengejar waktu agar sampat di lokasi tepat waktu, jadi saya putuskan untuk cari Bank BNI yang dekat dengan gedung Ciks.

Begitu sampai di BNI, langsung bilang ke satpam kalau ingin membayar tagihan biaya legalisasi Kemenkumham, dan satpam langsung memberikan nomor antrian untuk teller. Saya hanya menunggu sekitar 3 menit, lalu giliran saya untuk maju ke teller. Saya langsung mengatakan tujuan saya yaitu membayar biaya legalisasi Kemenkumham, dan teller langsung paham. Teller lalu meminta semua kode voucher yang sudah saya print, lalu melakukan proses administrasi pembayaran, dan setelah itu saya langsung membayar dengan uang cash karena saya bukan nasabah BNI. Setelah selesai melakukan pembayaran, teller memberikan bukti bayar yang bisa saya gunakan sebagai bukti ke Kemenkumham.

Setelah selesai urusan pembayaran, saya langsung menuju ke Kemenkumham di Gedung Ciks. Lokasi gedung Ciks ini di seberang Novotel hotel, dan gedung berada di kanan jalan yang satu arah. Begitu mobil kami mau memasuki wilayah gedung Ciks, ada satpam yang menghampiri dan menanyakan dua hal, yaitu apakah sudah mendapatkan verifikasi di website Kemenkumham, dan apakah sudah melakukan pembayaran legalisasi. Saya menjawab ‘ya’ untuk kedua pertanyaan tersebut, lalu satpam mempersilakan kami untuk parkir. Lalu sebelum memasuki gedung, kami harus mencuci tangan terlebih dahulu dan dicek suhu tubuhnya. Protokol kesehatan benar-benar diterapkan di sini, good job Kemenkumham!

Ketika masuk ke gedung, kami langsung mengantre untuk dilayani petugas di loket. Ada dua loket, dan tidak begitu banyak tamu yang datang, jadi kami hanya perlu menunggu 2 menit saja. Petugas langsung meminta bukti bayar biaya legalisasi dan tidak meminta untuk diperlihatkan dokumen asli. Hal ini mungkin karena semua dokumen sudah diverifikasi, jadi tidak perlu lagi bukti dokumen asli di loket. Lalu petugas memberikan sebuah amplop dan meminta kami untuk menuliskan nama penerima stiker dan alamat lengkap kami. Jadi semenjak pandemi atau berlakunya PSBB dan juga PPKM, Kemenkumham tidak lagi memberikan stiker secara langsung di loket walaupun semua dokumen sudah diverifikasi. Stiker akan dikirimkan ke alamat yang kita tulis di amplop, dan diperkirakan bisa diterima dalam 3-4 hari, dan maksimum seminggu.

Sebenarnya proses di gedung Ciks sudah selesai, dan kami bisa pulang. Tapi saya coba tanya sedetail mungkin ke petugas di loket mengenai hal-hal yang sebenarnya juga sudah saya cari tahu melalui banyak blog. Salah satu pertanyaan saya adalah di mana stiker akan ditempelkan, khusunya pada dokumen asli. Petugas mengatakan bahwa semua stiker ditempelkan di belakang dokumen, dan sebaiknya dokumen tidak dilaminating. Nah, kebetulan akta kelahiran saya dan suami dilaminating. Saya sebenarnya sudah tahu info ini dan juga sudah berusaha untuk membuka laminating di dokumen kami berdua. Untuk Akta Kelahiran saya, laminating sangat mudah dibuka, karena ternyata plastik tidak menempel ke dokumen, dan kondisi dokumen masih mulus. Sedangkan pada akta kelahiran suami, plastik sudah sangat menempel, dan ketika kami coba buka di rumah, dokumen hampir saja terobek, jadi kami tidak lanjutkan proses berbahaya itu. Petugas lalu melihat dokumen suami dan mengatakan bisa membantu kami yang sudah desperate ini. Sepertinya ibu petugas sudah sering mendapati kasus semacam ini, dan beliau membuka plastik laminating dalam 10 menit saja. Wow! Walaupun dokumen tidak mululs, karena plastik laminating yang sudah sangat menempel, kami tetap mengucapkan terima kasih banyak karena telah membantu kami. Sekali lagi, good job Kemenkumham! Please raise this officer’s salary! 🙂

Rabu, 27 Oktober 2021

Kami sangat berharap paket dari Kemenkumham bisa datang sehari setelah kedatangan kami ke gedung Ciks, karena untuk proses selanjutnya di Kemenlu hanya bisa dilakukan pada hari Rabu dan Jumat. Tapi ternyata dokumen baru datang 2 hari kemudian, yaitu di hari Rabu yang berarti kami baru bisa ke Kemenlu pada hari Jumat karena kami harus mengunggah dokumen kami ke aplikasi legalisasi Kemenlu dan mendapatkan verifikasi juga kode voucher pembayaran.

Setelah kami membuka amplop dari Kemenkumham, kami langsung menempelkan stiker sesuai dengan keterangannya. Jadi baca baik-baik keterangan stiker dengan melihat nomor dokumen juga nama pejabat yang menandatangani ya. Jangan sampai salah, karena ini menjadi dasar legalisasi di Kemenlu dan Kedutaan Besar Belanda nantinya. Untuk semua dokumen Akta Kelahiran, baik asli, terjemahan, atau fotokopi legalisasi, saya meletakkan stiker pada halaman belakang di pojok kanan atas. Sedangkan pada Buku Nikah, saya menggunting keras A4 terlebih dahulu yang telah disesuaikan dengan panjang Buku Nikah, namun saya biarkan melebar. Ini disarankan oleh petugas Kemenkumham setelah saya tanyakan ke beliau. Lalu stiker saya tempel pada kertas A4 yang sudah saya tempelkan ke Buku Nikah asli.

Sebagai penutup blog ini, saya ingin mengapresiasi kinerja ibu yang bekerja di kantor AHU di gedung CIKS yang sangat kooperatif dan membantu, lalu juga website legalisasi AHU yang sangat user friendly, dan jelas. Selain itu saya merasa proses legalisasi di Kemenkumham cukup praktis karena bisa dilakukan di hari apa saja (berbeda dengan Kemenag atau Kemenlu). Hanya saja, untuk mendapatkan verifikasi, Kemenkumham tidak secepat Kemenlu yang hanya dalam hitungan jam. Apabila mengajukan berkas di hari Senin-Kamis, maka kemungkinan besar verifikasi didapatkan keesokan hari atau bisa sampai 2 hari. Selain itu untuk mendapatkan stiker setelah verifikasi dan pembayaran, tidak bisa di hari yang sama selama masa pandemi, dan harus melalui pos yang bisa didapatkan 3-4 hari kerja setelah pembayaran. Namun ternyata stiker juga bisa didapatkan di hari yang sama setelah kita konfirmasi pembayaran di gedung Ciks dengan cara WhatsApp petugas yang bertanggung jawab, dan stiker bisa diambil langsung di gedung AHU di Rasuna Said. Untuk nomor petugas, bisa langsung minta ke gedung AHU di Ciks ya.

Langkah selanjutnya adalah legalisasi di Kemenlu, dan pengalaman lengkap saya bisa dicek di halaman blog saya selanjutnya ya (Legalisasi Dokumen di Kemenlu)!