Selama masa pandemi, paspor kami tidak pernah dipakai hampir 2 tahun lamanya. Sampai akhirnya masa berlaku paspor berakhir, pandemi pun belum juga usai. Rasanya ingin segera perpanjang paspor dan bersiap untuk kembali mengunjungi tempat baru lagi ketika pandemi sudah berakhir. Tapi ternyata memperpanjang paspor di masa pandemi tidak semudah ketika sebelum pandemi. Sejak berlakunya PSBB sampai PPKM di beberapa wilayah di Indonesia, banyak kantor pemerintah juga selalu mengubah peraturannya saat ingin melayani publik.
Karena suami saya mendapatkan tawaran untuk melanjutkan studi sekaligus bekerja di negara lain, maka kami harus bersiap-siap dengan berbagai macam dokumen untuk keberangkatan, dan dimulai dengan paspor sebagai salah satu dokumen terpenting. Karena kami tinggal di Cikarang, maka kantor imigrasi terdekat adalah kantor Imigrasi Kelas I di Karawang. Prosedur perpanjangan paspor sangat jelas dan sudah banyak dijelaskan di banyak blog. Saya akan bagikan pengalaman saya ketika memperpanjang paspor di masa pandemi menjadi dua bagian ya, sebelum datang dan setelah datang ke kantor imigrasi. Hal yang harus dilakukan sebelum datang ke kantor imigrasi adalah:
- Unduh aplikasi “Layanan Paspor Online” di Playstore maupun Appstore. UPDATE: Per 27 Januari 2022, aplikasi menjadi M-Paspor. Semua proses yang harus dilalui mirip, hanya saja dokumen sudah bisa diunggah melalui aplikasi, tetapi berkas asli tetap harus dibawa ketika wawancara untuk dicek petugas.
- Buat akun dan daftarkan sesuai data diri kita
- Pilih kantor imigrasi
- Pilih jumlah pemohon dan juga waktu kedatangan
- Simpan bukti pendaftaran berupa QR code
- Datang ke kantor imigrasi sesuai jadwal
Berikut timeline yang saya lalui saat memperpanjang paspor saya di masa pandemi:
17 September 2021
Mendaftar dan memilih kantor imigrasi dan jadwal kedatangan
Apabila ini pertama kalinya Anda mendaftarkan diri di aplikasi ini, maka pastikan data diri lengkap dan sesuai ketika mendaftar di aplikasi. Karena, apabila tidak lengkap dan sesuai dengan data diri kita akan sulit nantinya. Saya baca banyak pengalaman dari orang lain, beberapa bahkan tidak bisa memilih kantor imigrasi dan juga jadwal kedatangan karena nomor identitas atau nomor telepon tidak sesuai.
Karena suami saya sudah beberapa kali menggunakan aplikasi ini, jadi kami hanya perlu masuk (log in) ke aplikasi. Kami berencana untuk perpanjang paspor saya, suami saya, dan juga anak saya. Maka suami mendaftarkan untuk 3 orang di 1 akun miliknya. Untuk dapat memilih dan mendapatkan jadwal kedatangan, baik di website atau di aplikasi “Layanan Paspor Online” menyarankan untuk booking pada hari Jumat pukul 14.00 sampai Minggu pukul 16.00. Tapi jangankan sampai hari minggu, bahkan Jumat jam 14.00 pun kuota sudah habis. Karena saya sudah berulang kali mencoba booking dan selalu gagal. Maka kami mencoba buka aplikasi pada hari Jumat pukul 12.00 siang, dan ternyata kuota masih tersedia. Jadi walaupun disarankan pukul 14.00 untuk mulai booking, kalian bisa mencoba buka dan mulai booking pukul 12.00 ya di hari Jumat. Setelah saya tanya ke petugas di hari kedatangan yang saya jadwalkan, ternyata selama masa pandemi kuota yang sebelumnya memang sudah terbatas, dikurangi lagi. Kalau saya tidak salah ingat, informasi dari petugas di Kantor Imigrasi Karawang, kuota per hari hanya ada sekitar 30. Jadi tidak heran kalau kuota sudah habis bahkan kalau kita buka aplikasi pukul 14.00 tepat di hari Jumat.
Setelah mendapatkan tiket dalam bentuk QR code, suami saya langsung menyimpan dokumen tersebut di smartphone dan juga di laptopnya, tidak lupa back up di cloud agar saya juga bisa akses. Ketika saya mendaftar di aplikasi dan mendapatkan jadwal ke kantor imigrasi, status saat itu adalah PPKM level 3. Jadi untuk pengurusan paspor sudah diperbolehkan, atau bukan hanya untuk orang-orang dengan keperluan mendesak dan penting.
Tadinya kami kira Kantor Imigrasi Karawang bisa mengurus perpanjangan paspor elektronik, tapi setelah saya konfirmasi melalui Instagram Kantor Imigrasi Karawang, ternyata tidak bisa. Pengurusan paspor elektronik hanya bisa di beberapa kantor imigrasi saja. Maka kami sempat berpikir untuk membatalkan jadwal yang sudah kami dapatkan dan buat jadwal baru di Kantor Imigrasi Jakarta Timur atau Bekasi yang memang melayani pembuatan paspor elektronik. Tapi saya disarankan oleh admin IG Kantor Imigrasi Karawang untuk tidak membatalkan jadwal tersebut karena akun suami saya bisa diblokir dan tidak bisa membuat jadwal selama 1 bulan ke depan. Jadi daripada kami tidak kunjung memperpanjang paspor, maka kami putuskan untuk memperpanjang paspor biasa saja di Kantor Imigrasi Karawang.
Setelah mendapatkan kode booking dan jadwal untuk perpanjang paspor, maka hal yang harus dilakukan adalah:
- Datang ke kantor imigrasi sesuai jadwal dan jangan sampai terlambat
- Tunjukkan bukti pendaftaran kode QR kepada petugas serta dokumen yang diperlukan
- Lengkapi surat permohonan perpanjangan paspor yang diberikan oleh petugas
- Tunggu hingga Anda dipanggil ke ruang pengecekan dokumen sekali lagi
- Tunggu hingga Anda dipanggil ke loket pengambilan foto dan wawancara
- Bayar biaya perpanjangan paspor (di Bank yang telah ditentukan, bisa melalui transfer ATM)
- Ambil paspor di kantor imigrasi
Berikut timeline yang saya lalui setelah mendapatkan jadwal di kantor imigrasi:
23 September 2021
Datang ke kantor imigrasi
Kami membuat jadwal untuk kedatangan di hari Jumat 23 September 2021 pagi hari (pukul 08.00). Kami siapkan semua dokumen yang diperlukan yaitu:
- E-KTP (asli dan fotokopi)
- Paspor lama (asli dan fotokopi)
- Bukti bekerja di Cikarang, karena KTP kami sebenarnya Jakarta (cukup tunjukkan kartu pegawai, atau apabila punya surat dari HRD lebih bagus lagi)
- Bukti booking jadwal dalam bentuk QR code (tidak perlu print dokumen booking, cukup tunjukkan dari smartphone)
- Materai Rp 10.000 untuk surat permohonan perpanjangan paspor (per orang 1 buah)
- Akta kelahiran anak (asli dan fotokopi – untuk perpanjangan paspor anak)
- Buku nikah (fotokopi – untuk perpanjangan paspor anak)
- Kartu keluarga (asli dan fotokopi – untuk perpanjangan paspor anak)
Tadinya kami berniat untuk perpanjang paspor saya, suami, dan juga anak saya. Tapi karena paspor anak saya belum melewati tanggal habis berlaku (November 2023), maka petugas imigrasi menyarankan untuk tidak perlu melakukan itu. Paspor anak bisa diperpanjang di luar negeri melalui KBRI atau KJRI. Jadi hanya saya dan suami yang perpanjang paspor, dan semua dokumen yang saya siapkan untuk anak saya jadi tidak diperlukan.
Ketika sampai di Kantor Imigrasi Karawang, petugas langsung menanyakan apakah kita sudah mendapatkan QR code booking untuk hari ini, dan suami saya langsung menunjukkan kode tersebut di smartphone-nya. Jangan coba untuk datang ke kantor imigrasi tanpa melakukan booking ya, karena akan ditolak petugas. Tapi saya melihat ada papan yang menunjukkan ada layanan prioritas untuk difabel, ibu hamil, lansia (60 tahun ke atas), dan anak-anak (5 tahun ke bawah). Mungkin kategori tersebut diperbolehkan datang langsung, tapi saya kurang yakin untuk masa pandemi seperti ini, karena ada pertimbangan jumlah orang di dalam ruangan. Sebaiknya lakukan booking agar lebih yakin dan pasti dilayani di Kantor Imigrasi.
Petugas kemudian memberikan formulir untuk permohonan perpanjangan paspor yang harus diisi dan juga ditandatangani di atas materai. Lalu setelah kami mengisi formulir tersebut, petugas di lobby langsung memberikan nomor antrian. Setelah nomor kami dipanggil, petugas lain mengecek kembali seluruh dokumen yang diperlukan, apabila ada yang kurang, ada toko fotokopi di depan Kantor Imigrasi Karawang. Lalu, setelah semua berkas dicek, kami diberikan nomor antrian kembali dan diminta menunggu untuk foto dan wawancara.
Kami hanya menunggu sekitar 5 menit, dan saya juga suami hampir dipanggil bersamaan. Pertanyaan wawancara hanya sekitar kenapa memperpanjang paspor, apakah ada keperluan mendesak, dan negara tujuan setelah pembuatan paspor. Setelah kami jelaskan kalau kami akan pindah karena suami ingin melanjutkan studi S3 di luar negeri, petugas langsung mengisi data diri kami di sistemnya. Lalu kami difoto oleh petugas, dan di sini petugas memastikan kalau seluruh wajah harus terlihat, termasuk telinga. Di sebelah saya ada seorang wanita yang memiliki tindikan di hidungnya, dan petugas meminta untuk dilepaskan, karena tidak diperbolehkan. Dan wanita itu mencoba melepaskan tapi sepertinya tidak bisa karena tindikannya lumayan besar dan sepertinya sakit sekali, sampai saya lihat dia meneteskan air mata. Saya lupa bagaimana kelanjutan dari wanita ini, tapi sepertinya dia harus datang lain hari untuk foto tanpa tindikan di hidung.
Setelah foto, maka selanjutnya adalah pengambilan sidik jari untuk paspor. Untuk saya tidak masalah, tapi suami saya baru saja melakukan operasi pencabutan kuku jari tangan, jadi salah satu jarinya diperban. Ternyata tidak masalah juga, karena di sistem pengambilan sidik jari, ada pilihan jari diperban atau memang ada cacat fisik.
Setelah wawancara, foto, sidik jari, dan pengisian data diri di sistem yang dilakukan oleh petugas, kami dipersilakan untuk menunggu kembali dan akan dipanggil untuk mendapatkan slip untuk pembayaran. Di sini saya tidak menunggu terlalu lama, tapi suami harus menunggu sekitar 20 menit, sepertinya karena petugas yang melayani suami saya itu baru. Jadi sambil menunggu, saya menemani anak saya bermain di playground yang disiapkan di Kantor Imigrasi Karawang. Playground nya nyaman dan ada beberapa jenis mainan dan buku. Jadi tidak perlu khawatir anak bosan menunggu.
Secara umum, proses perpanjangan paspor di Kantor Imigrasi Karawang sangat mudah, cepat, dan professional. Protokol kesehatan juga diterapkan dengan sangat ketat, jadi kami tidak begitu khawatir saat membawa anak kami ke sana. Setelah kami berdua mendapatkan slip untuk pembayaran, kami langsung menuju ATM BCA di dekat rumah kami untuk membayar. Biaya untuk perpanjangan paspor biasa adalah Rp 350.000 dengan total 48 halaman. Perpanjangan paspor membutuhkan waktu sekitar satu minggu, dan setelah selesai bisa langsung di ambil di Kantor Imigrasi tempat perpanjangan paspor. Bukti transfer ATM harus disimpan dengan baik ya, karena nanti akan diminta petugas saat pengambilan paspor.
7 Oktober 2021
Pengambilan Paspor Suami
Sebelum saya cerita tentang pengambilan paspor suami, saya mau cerita tentang paspor saya yang “tersangkut” di ajudikator imigrasi ya.
Tanggal 24 September 2021 atau satu hari setelah saya foto dan wawancara di Kantor Imigrasi, saya mendapatkan pesan di WhatsApp dari salah satu petugas imigrasi. Ternyata beliau adalah petugas imigrasi yang melayani saya saat wawancara dan pengambilan foto serta sidik jari. Beliau mengabarkan bahwa paspor saya terkena ajudikator pusat, dan apabila proses sudah selesai dan paspor bisa diambil maka saya akan dihubungi kembali. Saya agak bingung kenapa saya terkena ajudikator, padahal tidak ada perubahan data apa-apa, dan suami saya tidak mengalami kena ajudikator juga. Saya tanya ke petugas, apakah saya harus menyiapkan dokumen atau hal lain untuk melancarkan proses tersebut, tapi petugas bilang tidak perlu, dan hanya perlu menunggu.
Setelah dua minggu tidak ada kabar juga, akhirnya saya dan suami memutuskan untuk ke Kantor Imigrasi Karawang untuk mengambil paspor suami yang sudah jadi sekaligus menanyakan status paspor saya.
Untuk proses pengambilan cukup mudah dan cepat. Kita hanya perlu bilang ingin mengambil paspor, lalu menunjukkan slip pembayaran serta bukti transfer ATM. Kemudian petugas mempersilakan kami untuk menunggu di ruangan pengambilan paspor. Ruangannya sangat nyaman karena ada beberapa sofa, ruang menyusui untuk ibu, dan ada televisi. Kami hanya menunggu kurang dari 5 menit, sampai akhirnya nama suami dan saya dipanggil.
Untuk paspor suami, sudah jadi dan dapat diambil, tetapi untuk paspor saya dijelaskan kembali kalau masih dalam proses ajudikator. Ternyata ada kesalahan penulisan nama saya di sistem, yaitu kurang satu huruf saat data dimasukkan. Jadi ada human error saja, sehingga paspor saya tertahan di ajudikator pusat. Saat saya tanyakan, kapan kira-kira paspor saya siap diambil, petugas tidak bisa memberikan tanggal pasti. Saya sudah pasrah mengingat sistem birokrasi Indonesia yang rumit. Ditambah, petugas mengatakan karena adanya perubahan sistem akibat masalah hacking di badan pemerintah, jadi pengecekan dilakukan manual. Lalu ada juga masalah di Kantor Imigrasi Karawang yang tidak dapat mencetak apapun (slip pembayaran ataupun paspor) beberapa hari lalu. Akhirnya saya pulang dan kembali WhatsApp petugas yang pernah menghubungi saya untuk memberikan informasi apabila paspor saya sudah dapat diambil.
Sore harinya, ternyata petugas imigrasi menghubungi saya melalui WhatsApp, dan bilang kalau paspor saya sudah jadi dan dicetak, sehingga bisa diambil besok. Wah rasanya senang sekali karena sudah tidak harus menunggu tanpa kepastian lagi. Great work Kantor Imigrasi Karawang dan juga Ibu Silvia yang membantu saya!
8 Oktober 2021
Pengambilan paspor saya
Akhirnya saya kembali lagi ke Kantor Imigrasi Karawang keesokan harinya. Proses pengambilan paspor sama seperti sebelumnya. Serahkan slip pembayaran dan juga bukti transfer melalui ATM, lalu petugas akan mengarahkan kita untuk menunggu di ruang pengambilan paspor. Tidak sampai 5 menit akhirnya nomor saya dipanggil dan saya bisa ambil paspor saya.
Petugas sempat meminta maaf karena kami harus bolak balik dan paspor baru bisa dicetak sekarang. Tapi saya bilang tidak apa-apa dan saya malah sangat berterima kasih karena paspor akhirnya sudah jadi, dan saya bisa lanjut mengurus dokumen lainnya.
Perjalanan masih panjang dan banyak dokumen plus proses birokrasi yang harus saya lalui agar bisa menemani suami untuk menempuh studi S3 nya di luar negeri. Semangat!