Di halaman blog saya sebelumnya, saya sudah menjelaskan proses pengurusan legalisasi dokumen untuk keperluan MVV visa ke Belanda secara garis besar dan juga timeline-nya (Proses legalisasi dokumen untuk MVV). Di halaman ini, saya ingin menjelaskan secara detail proses beserta pengalaman saya ketika melegalisasi buku nikah saya dan suami di KUA lalu Kementerian Agama.
Apabila mahasiswa/pekerja yang mendapatkan tawaran untuk belajar/bekerja di Belanda ingin membawa serta keluarganya, maka salah satu dokumen wajib yang harus dilegalisasi adalah Buku Nikah. Buku Nikah dapat membuktikan adanya hubungan sah/resmi suami dan istri, dan dokumen ini wajib dilegalisasi oleh beberapa lembaga pemerintah. Lembaga-lembaga tersebut (secara berurutan) adalah KUA tempat menikah pasangan, Kementerian Agama, Kementerian Hukum dan HAM, Kementerian Luar Negeri, dan Kedutaan Besar Belanda. Di halaman blog ini, saya akan menceritakan prosedur serta pengalaman (juga kesalahan) saya saat melegalisasi Buku Nikah. Proses ini adalah proses nomor 1 di flowchart 1 atau 2.
Setelah suami saya mendapatkan tawaran sebagai internal PhD di salah satu universitas di Belanda, maka kami langsung memulai proses legalisasi dokumen untuk mendapatkan MVV visa. Legalisasi buku nikah ini dilakukan di KUA tempat suami istri menikah (langkah 1a), dan juga Kementerian Agama (langkah 1b). Tahap selanjutnya, legalisasi di Kemenkumham (langkah 3), di Kemenlu (langkah 4), dan di Kedutaan Besar Belanda (langkah 5) bisa digabungkan dengan dokumen Akta Kelahiran. Berikut adalah pengalaman saya berdasarkan timeline.
Kamis, 21 Oktober 2021
Pada saat kami melegalisasi dokumen Buku Nikah, Indonesia masih dalam keadaan pandemi, namun jumlah kasus sudah cukup menurun, dan status PPKM sudah menjadi level 2. Artinya, banyak kantor pemerintah kembali membuka layanan dengan jam pelayanan yang cukup panjang. Proses legalisasi buku nikah diawali dengan mendapatkan cap dari KUA tempat kami menikah dulu, yaitu KUA Pasar Minggu. Lokasinya ada di Kebagusan, Pasar Minggu.
Kami sampai di KUA Pasar Minggu pada pukul 08.35 pagi. Kami adalah tamu pertama yang datang, jadi bisa langsung menuju loket di dalam KUA. Sebenarnya jika KUA penuh, ada semacam “resepsionis” di jendela KUA, tapi apabila keadaan sepi, kita bisa langsung duduk di depan meja loket pelayanan. Begitu kami sampaikan tujuan kami datang, yaitu untuk mendapatkan legalisir dari KUA sebagai pengantar legalisasi di Kemenlu, petugas hanya menanyakan apakah ini pernikahan WNI dengan WNI, dan juga negara tujuan pergi.
Lalu setelah itu, saya diminta untuk menyerahkan salah satu Buku Nikah asli (saya serahkan yang berwarna hijau), dan juga Fotokopi sebanyak 5 buah. Tadinya saya mau menyerahkan kedua Buku Nikah kami (warna hijau dan merah), tapi lalu petugas mengatakan bahwa satu saja cukup, karena isi keduanya itu sama persis. Fotokopi buku nikah dimulai dari halaman foto, lalu data diri, dan catatan status perkawinan. Setelah itu saya diminta menunggu, dan cap sudah diberikan pada 5 buah fotokopi 15 menit kemudian. Lalu setelah selesai, petugas mengatakan bahwa mereka membutuhkan 1 fotokopi untuk dokumentasi mereka. Proses legalisasi di KUA tidak dikenakan biaya, alias gratis. Info mengenai ini bahkan tertulis di banner besar di dalam KUA. Namun kebetulan pada saat saya ke sana, KUA Pasar Minggu sedang membangun Masjid, jadi kami ditawari apakah ingin menyumbang atau tidak, dan ini bersifat sukarela.
Setelah proses legalisasi di KUA selesai, kami langsung menuju Kementerian Agama yang berada di Jl. M.H. Thamrin. Jika cari di Google Map, carilah Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama. Begitu sampai di lokasi, bisa langsung menuju ke resepsionis dan biasanya akan ada satpam yang menyapa dan menanyakan tujuan kita. Ketika saya mengatakan ingin melegalisasi dokumen, satpam/resepsionis mengatakan bahwa layanan itu hanya dilakukan di hari Senin dan Jumat, sedangkan saat itu hari Kamis. Jadi artinya saya harus kembali lagi esok hari.
Saya dan suami terlanjur kecewa karena proses legalisasi tidak dapat dilakukan. Namun, saya tetap ingin memastikan apakah dokumen yang saya bawa sudah benar atau tidak agar ketika saya kembali besok, proses berjalan dengan lancar. Jadi satpam/resepsionis melihat semua dokumen saya. Ternyata dokumen saya kurang lengkap. Memang saya sudah membawa lengkap semua yang dibutuhkan, yaitu 2 buah Buku Nikah asli, dan 4 buah fotokopi. Namun, ketika petugas membaca buku nikah asli saya, ada bagian yang tidak terisi, yaitu bagian mas kawin. Petugas sempat bingung, kenapa ini tidak diisi, dan kami juga lebih bingung, karena yang mengisi buku nikah adalah KUA, bukan kami sendiri. Lalu petugas mengatakan kalau ini harus diisi, sebelum bisa melegalisasi dokumen di Kemenag. Jadi, kami harus kembali lagi ke KUA untuk mengisi bagian yang kosong ini.
Ketika kami kembali ke KUA Pasar Minggu, sudah ada beberapa pasangan yang sepertinya ingin mendaftarkan pernikahannya ke KUA. Jadi kami harus menunggu di teras KUA. Begitu giliran kami, saya langsung mengatakan masalah yang terjadi. Petugas KUA juga sempat bingung kenapa bisa tidak terisi bagian mas kawin ini. Lalu kami diminta menunggu karena petugas harus cek dokumen kami. Sebelumnya petugas sempat ragu apakah bisa mengubah buku nikah kami, karena kepala KUA sudah diganti. Kami menunggu sekitar 10 menit, sampai akhirnya dikabarkan kalau dokumen kami sudah ditemukan, dan syukurnya buku nikah bisa diperbaiki. Kami hanya diminta untuk menuliskan apa mas kawin kami ketika menikah dulu. Lalu, karena kebetulan waktu sudah menunjukkan pukul 12 siang, jadi petugas menyarakan kami untuk datang kembali setelah makan siang dan shalat dzuhur.
Setelah makan siang di daerah Kemang, kami kembali menuju KUA. Sesampainya di sana, petugas langsung menyerahkan kedua buku nikah kami yang sama tapi sudah diisi bagian mas kawinnya. Untungnya halaman yang dicap oleh KUA bukan di halaman yang diubah. Jadi, kami tidak perlu meminta cap atau legalisasi KUA lagi, tapi cukup membuat fotokopi bagian yang diubah dan disatukan dengan fotokopi dengan cap KUA sebelumnya.
Setelah selesai dari KUA, kami mencoba melanjutkan proses legalisasi dokumen kami yang lainnya, yaitu Akta Kelahiran anak kami di Disdukcapil Jakarta Timur. Tapi pengalaman saya tentang ini saya tuliskan di halaman blog saya yang lain ya (link blog 4).
Jumat 22 Oktober 2021
Kami melanjutkan proses legalisasi buku nikah dengan kembali menuju ke Kementerian Agama di Jalan M. H. Thamrin. Kami sampai di sana pukul 8.50, dan pelayanan legalisasi mulai pukul 09.00 pagi. Setiba di lokasi, kami langsung menuju resepsionis, dan seperti hari sebelumnya ada satpam/resepsionis yang menyapa dan menanyakan tujuan kedatangan kami. Petugas kembali cek dokumen kami, dan kali ini semua dokumen sudah lengkap dan sesuai persyaratan. Lalu kami diminta menunggu di lobby sebentar. Setelah menunggu sekitar 20 menit, petugas menghampiri kami dan mengatakan bahwa sebaiknya kami melanjutkan urusan kami di tempat lain, dan kembali lagi nanti sebelum shalat Jumat. Petugas juga meminta nomor WhatsApp saya untuk mengabarkan apabila dokumen sudah dilegalisasi dan siap diambil.
Akhirnya kami memutuskan untuk ke Disdukcapil Jakarta Timur untuk mengambil dokumen yang juga kami tinggal hari sebelumnya, dan bisa diambil hari ini. Cerita mengenai ini bisa dibaca di sini (link blog 4). Setelah urusan kami selesai di Disdukcapil Jakarta Timur, kami kembali di Kementerian Agama walaupun belum menerima WhatsApp dari petugas Kemenag. Kami sampai di lokasi pukul 11.00, dan petugas mengabarkan kami bahwa dokumen kami sudah ada di atas (maksudnya sudah diproses di bagian terkait). Kami menunggu di lobby sekitar 10 menit, dan lalu petugas memanggil kami karena dokumen kami sudah dilegalisasi dan bisa diambil. Jadi dokumen yang kami serahkan dan dilegalisasi adalah dua Buku Nikah asli, dan 4 buah fotokopi buku nikah yang ada cap dari KUA. Namun petugas hanya menyerahkan kembali kepada kami dua Buku Nikah asli dan 3 buah fotokopi Buku Nikah karena 1 buah untuk kepentingan dokumentasi.
Setelah selesai urusan legalisasi Kemenag, maka proses selanjutnya adalah melakukan legalisasi di Kementerian Hukum dan HAM. Proses tersebut bisa dilakukan bersamaan dengan legalisasi Akta Kelahiran kami (orang tua), dan anak kami (langkah 3 di flowchart). Sesampainya di rumah, kami langsung membuat akun di website legalisasi Kemenkumham (Web Legalisasi Kemenkumham) dan mengunggah semua dokumen yang kami perlukan untuk pembuatan MVV. Cerita lengkap mulai dari dokumen, prosedur, biaya, dan pengalaman kami untuk legalisasi Kemenkumham dapat dibaca di halaman blog saya yang lain (link blog 5).